Schluss mit Medienbruch: IFB Hamburg kalkuliert Vorfälligkeitsentschädigungen direkt in SAP Banking

Zur Vereinheitlichung der IT-Landschaft und zur Verbesserung von internen Prozessen bei der Handhabung von vorzeitigen Rückzahlungen und Nichtabnahmen, hat die Hamburgische Investitions- und Förderbank sich für die Einführung von iBS-ACF entschieden. Mit Erfolg: Seit kurzem hat die Förderbank nun die SAP-integrierte Softwarelösung der iBS AG in produktivem Betrieb.

Finanzierung. Förderung. Entwicklung.

Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (IFB Hamburg) ist das zentrale Förderinstitut der Freien und Hansestadt Hamburg. Sie fördert Wohnraum und Umwelt sowie Wirtschafts-, Innovations- und Stadtentwicklung.

Zentrale Instrumente sind Gewährung von zinsgünstigen Darlehen, Zuschüssen sowie die Übernahme von Sicherheitsleistungen. Die IFB Hamburg und ihre rund 240 Mitarbeiter förderten Hamburg im Jahr 2016 mit 761,1 Mio. Euro Darlehen und Zuschüssen in Höhe von 197,7 Mio. Euro.

Effizientes Banking auf SAP-Basis

Zur Abbildung ihrer Bankprozesse setzt die IFB Hamburg auf die praxisbewährte Branchenlösung SAP for Banking mit den Modulen Darlehensverwaltung (CML), Finanzbuchhaltung (FI) und Controlling (CO) sowie SAP Financial Supply Chain Management (FSCM). Für die Abbildung des Fördergeschäftes wird das Software-Add-On ABAKUS eingesetzt. Zusätzlich kommen punktuell Drittanwendungen zum Einsatz, um funktionale Lücken im SAP Standard zu schließen.

Funktionslücke Schadensberechnung

Eine klassische funktionale Lücke im SAP Standard ist die Berechnung von Vorfälligkeits- und Nichtabnahme­entschädigungen. Um diese zu schließen, nutzte die IFB Hamburg bisher - wie viele andere Institute - eine separate PC-Software. Diese bot zwar alle notwendigen finanzmathematischen Funktionen, hatte aber einen entscheidenden Nachteil: Die fehlende Integration in das Kernbanksystem.

So musste für die Berechnung von vorläufigen und endgültigen Vorfälligkeits- (VFE) oder Nichtabnahmeentschädigungen (NAE) in der IFB Hamburg zentral die Kundenbuchhaltung hinzugezogen werden. Bei Restschuldaufgaben, die eine VFE oder NAE enthielten, wurde eine Anforderung per E-Mail an die Kundenbuchhaltung gesendet. Die Kollegen hatten diese in der Regel innerhalb von einem Tag berechnet, sodass am übernächsten Tag die Restschuldaufgabe an den Kunden gesendet wurde. Viele manuelle Schritte, Medienbrüche und Doppelerfassungen führten somit zu einem nicht unerheblichen zeitlichen Verzug.

Die Lösung dieser Problematik stand im Fokus für die Einführung einer neuen Software. Zu dieser Prozessbeschleunigung gehörte auch der Wunsch nach sofortiger telefonischer Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen. Die SAP-Integration und die damit verbundene Entwirrung der IT-Systeme war eine weitere Anforderung an ein neues Tool.

iBS AddOn macht mit VFE & Co kurzen Prozess

Am Ende des Auswahlprozesses fiel die Entscheidung auf die iBS-Software Additional Compensation Function (iBS-ACF) inklusive Simulations- und Barwertrechner. Ein wichtiges Argument für das seit Jahren markterprobte Tool konnten die positiven Erfahrungen der Referenzkunden liefern, zu denen auch eine weitere Förderbank gehört. Auch die gestiegenen Aufwände für Wartung stehen einem sinnvollen Mehrwert gegenüber.

Durch die inbegriffenen Leistungen wie Fehlerbehebungen, Anpassung an gesetzliche Änderungen, regelmäßige User-Groups und Service-Packs, wird so für die zukünftige technische und rechtliche Entwicklung Sorge getragen. Letztlich konnte das Gesamtpaket aus Funktionalität und Kosten die IFB Hamburg überzeugen. Die iBS konnte sich bei der zugehörigen öffentlichen Ausschreibung gegen alle weiteren Mitbewerber durchsetzen.

In 80 Tagen in die Produktion

Die Implementierung startete Ende August 2016. Bereits drei Tage nach dem Kick-Off-Workshop in den Räumen der IFB Hamburg stand ein erstes Testsystem inklusive Grundcustomizing zur Verfügung. Die sukzessive Umsetzung von Institutsspezifika (Einbindung in weitere Anwendungen, User-Exits u.Ä.) erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen den Produktexperten der iBS und den Fachspezialisten der IFB Hamburg.

Die räumliche Trennung der Projektmitarbeiter (Standorte Wiesbaden und Hamburg) stellte keine Probleme dar. Eine wöchentliche Status-Telko und Kommunikation per Telefon und E-Mail sorgten für einen reibungslosen Ablauf. Die Produktivsetzung erfolgte gerade einmal 2,5 Monate nach Projektbeginn. Die sich durch den Produktivbetrieb ergebenden Detailverbesserungen konnten bis Februar 2017 umgesetzt werden.

„Das iBS-Tool liefert für uns im Tagesgeschäft einen echten Mehrwert. Die Zusammenarbeit bei der Einführung hat uns überzeugt. Innerhalb kurzer Zeit hat das iBS-Team die Software implementiert und dabei unsere hausspezifischen Anforderungen punktgenau umgesetzt.“ Ute Hirsch,
Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen, IFB Hamburg

Echter Mehrwert durch Flexibilität und geringere Aufwände

Die neue Lösung ermöglicht jetzt die sofortige Berechnung von VFE und NAE und die damit verbundene reibungslose Fertigstellung von Geschäftsvorfällen. Geringere Aufwände ergeben sich außerdem insbesondere für die einzelnen Sachbearbeiter. Die Integration in die SAP-Landschaft vereinfacht die internen Workflows, verringerte die Bearbeitungsdauer und stärkt so die Zufriedenheit bei den mit dem neuen Tool arbeitenden Mitarbeitern. Und auch die Kunden der IFB Hamburg profitieren durch schnellere Auskünfte und besseres Kundenerlebnis.